Será que as encomendas de pavimentos em PVC por fases podem melhorar o fluxo de caixa do projeto?

Sim, mas apenas se as condições de pagamento também se alterarem. A divisão das entregas, por si só, não reduz o fluxo de caixa inicial. As encomendas por fases melhoram o fluxo de caixa quando a produção, a entrega e o pagamento são planeados em conjunto e o fornecedor concorda com marcos de pagamento por lotes.

Muitos compradores pensam que uma encomenda fraccionada significa que irão automaticamente pagar menos à cabeça. Isso não é verdade. Se a fábrica continuar a exigir o pagamento integral antes da primeira remessa, receberá entregas mais pequenas, mas terá a mesma saída de dinheiro. Trabalho como gestor de projetos numa empresa fabricante de pavimentos em PVC e este é o mal-entendido mais comum que vejo. A verdadeira vantagem em termos de fluxo de caixa resulta da combinação de três fatores: quando o pavimento é fabricado, quando é expedido e quando é pago. Este guia destina-se a empreiteiros gerais, instaladores de pavimentos, promotores imobiliários, diretores de compras e gestores de instalações. Vou apresentar-lhe os três modelos de pagamentos faseados, um exemplo prático de pagamento, os riscos e como elaborar o contrato.

Em primeiro lugar, deixem-me explicar o que é uma ordem escalonada.

O que é a aquisição faseada de pavimentos em PVC?

A aquisição por fases significa que se acorda o volume total e o preço no início e, em seguida, se divide a produção, a entrega ou o pagamento em fases que acompanham o calendário do projeto.

Três termos que são frequentemente confundidos

As pessoas utilizam as expressões «encomenda por etapas», «encomenda faseada» e «encomenda por chamadas» como se significassem a mesma coisa. Mas nem sempre é assim. Para evitar confusão, divido cada encomenda em três partes:

• Produção teatral: A fábrica produz o pavimento em lotes.
• Entrega por etapas: A fábrica envia o pavimento em lotes.
• Pagamento fraccionado: Paga em prestações, em vez de um único pagamento avultado.

Cada parte tem um efeito diferente no seu saldo. Uma encomenda por etapas pode incluir uma, duas ou todas as três. Quando falar com um fornecedor, indique claramente quais são as que pretende. Um fornecedor que concorda em «dividir as remessas» não concorda em «dividir os pagamentos».

Parte	O que divide	Efeito no fluxo de caixa
Produção teatral	Séries de produção	Pode reduzir o capital inicial
Entrega por etapas	Envios	Nenhum, a menos que o pagamento também se altere
Pagamento fraccionado	Datas de pagamento	Atrasos numa parte das despesas

Agora, deixem-me mostrar como estas partes se combinam para formar três modelos comuns.

Quais são os três principais modelos de aquisição por fases?

Os três modelos mais comuns são a produção única com entrega por fases, a produção por fases com entrega por fases e a produção única com entrega por fases e pagamento por fases. Cada um deles afeta o seu fluxo de caixa e o seu risco de forma diferente.

Comparação dos modelos

Modelo 1: Produção única, entrega por fases. A fábrica produz tudo de uma só vez e envia em lotes. Isto é vantajoso para a uniformidade da cor. A vantagem em termos de fluxo de caixa depende inteiramente das condições de pagamento. Se pagar o valor total antes da primeira remessa, obtém apenas vantagens no local, e não vantagens em termos de fluxo de caixa.

Modelo 2: Produção por fases, entrega por fases. A fábrica produz cada lote mais próximo da data de envio. Isto pode reduzir o seu investimento inicial e dá mais margem para alterações de design ou de quantidade em lotes posteriores. A contrapartida é um risco mais elevado de diferenças de cor ou de lote entre as séries de produção. Se o contrato não garantir um preço fixo para todos os lotes de produção futuros, as variações nos custos das matérias-primas podem afetar os preços dos lotes posteriores. Os compradores devem esclarecer se os preços permanecem fixos ao longo de todo o contrato ou se seguem uma cláusula de ajustamento de preços claramente definida.

Modelo 3: Modelo 1 com pagamento por etapas. A fábrica produz tudo de uma só vez, envia em lotes e o cliente paga nas datas acordadas. Isto adia parte das despesas do cliente, mas é o fornecedor que assume o risco financeiro. Nem todas as fábricas aceitam esta modalidade e algumas cobram por isso.

Estes modelos são exemplos práticos, não categorias distintas que se excluem mutuamente. As modalidades de pagamento devem ser negociadas individualmente, independentemente da forma como a produção e a entrega são organizadas.

Modelo	Produção	Entrega	Pagamento	Melhor para
1	Um ponto	Lotes	As condições variam	Correspondência exata de cores
2	Lotes	Lotes	Por lote, se assim for acordado	Projetos que podem sofrer alterações
3	Um ponto	Lotes	Na data acordada	Compradores que depositam grande confiança nos fornecedores

Agora que os modelos estão esclarecidos, deixe-me analisar como é que estes afetam o seu saldo.

De que forma as encomendas escalonadas melhoram o fluxo de caixa do projeto?

As encomendas escalonadas melhoram o fluxo de caixa de três formas: mantêm o dinheiro disponível para cobrir os custos no local, reduzem os custos de armazenamento no local e permitem-lhe ajustar os pagamentos relativos aos pavimentos ao faturamento progressivo do cliente.

Capital de exploração

O dinheiro que não está investido em pavimentos pode ser utilizado para pagar mão-de-obra, aluguer de equipamento e serviços públicos. Além disso, reduz a necessidade de recorrer a linhas de crédito e empréstimos a curto prazo. Em projetos de grande dimensão, uma encomenda de pavimentos pode atingir valores de seis dígitos, pelo que mesmo um atraso de algumas semanas numa parte desse pagamento pode fazer a diferença.

Custos mais baixos no local

Quando o pavimento chega pouco antes da instalação, é possível reduzir o armazenamento no local, as medidas de segurança e a dupla movimentação. Preciso de deixar um ponto bem claro. Os custos de armazenamento nem sempre desaparecem. Se o pavimento ficar retido na fábrica ou num armazém de terceiros, poderão ser aplicadas taxas de armazenamento, seguro e inventário nesses locais. Compare o custo total em todos os locais.

Alinhamento de marcos

Se cada pagamento relativo ao pavimento coincidir com um levantamento por parte do cliente, o seu saldo de caixa líquido mantém-se mais saudável ao longo do projeto.

Área de custos	Possível efeito da estratificação
Capital imobilizado em ações	Mais baixo, se o pagamento também for fraccionado
Armazenamento no local	Inferior
Armazenamento na fábrica ou por terceiros	Pode aumentar
Etapas do manuseamento	Possivelmente menos pessoas no local
Juros sobre crédito a curto prazo	Potencialmente mais baixo

Deixem-me apresentar alguns números concretos sobre isto.

Quanto capital de exploração é possível poupar com as encomendas escalonadas?

O pagamento escalonado adia o desembolso de dinheiro, mas não reduz o preço do material. No exemplo abaixo, uma encomenda de $300 000 adia o pagamento de até $140 000 num determinado momento. A verdadeira poupança em termos de financiamento é muito menor.

Um exemplo resolvido

Suponha que compre $300 000 de pavimento em PVC. O contrato exige um depósito de 30% ($90 000). Os restantes $210 000 cobrem três remessas iguais de $70 000 cada, uma a cada 30 dias. No caso de compra a granel, paga o saldo total antes da primeira remessa. No caso de pagamentos faseados, paga $70 000 antes de cada remessa.

Utilize esta fórmula simples: Saída de caixa diferida = Pagamento em bloco a efetuar − Pagamento fraccionado a efetuar.

Momento específico	Em massa: Total pago	Por fases: Total pago	Caixa diferida
Assinatura do contrato	$90,000	$90,000	$0
Antes do envio 1	$300,000	$160,000	$140,000
Antes do envio 2	$300,000	$230,000	$70,000
Antes do envio 3	$300,000	$300,000	$0

O que vale a pena

Para estimar o valor do financiamento, utilize: Custo de financiamento = Montante × Taxa anual × Dias ÷ 365. A uma taxa anual estimada de 8%, adiar $140 000 por 30 dias equivale a cerca de $921. Adiar $70 000 durante os próximos 30 dias equivale a cerca de $460. O total é de aproximadamente $1 381.

Para este exemplo, suponha que a primeira remessa ocorra no Dia 0, a segunda no Dia 30 e a terceira no Dia 60. O saldo diferido é de $140 000 para os primeiros 30 dias e de $70 000 para os 30 dias seguintes. Após o último pagamento, não resta qualquer saldo diferido. O valor estimado de $1 381 corresponde ao benefício de financiamento com base nestas premissas, não a uma poupança garantida do projeto.

Trata-se apenas de uma demonstração. Não inclui portes, impostos nem custos de armazenamento. O principal valor não reside nos juros poupados, mas sim na liquidez que mantém durante os meses em que o seu projeto mais necessita de dinheiro.

A seguir, quero falar sobre a forma como a encenação afeta o material físico.

A realização de encomendas por fases reduz o risco operacional?

Na maioria das vezes, sim. A entrega por fases reduz o tempo durante o qual o pavimento fica exposto no local da obra e ajuda em locais com muito movimento. No entanto, não elimina a necessidade de inspeção e preparação.

Danos e exposição do local

Os pavimentos em PVC que ficam no local durante semanas podem ficar expostos à humidade, ao pó, ao esmagamento das bordas e às variações de temperatura. Outros profissionais também circulam pelo local e podem danificar os rolos ou as caixas empilhados. Entregas mais pequenas e programadas reduzem essa exposição.

Alterações ao âmbito

Os projetos sofrem alterações. A produção por fases pode dar-lhe margem para ajustar lotes futuros, mas apenas se esses lotes ainda não tiverem sido produzidos e se o fornecedor aprovar a alteração. Se toda a encomenda já tiver sido produzida, as especificações e as quantidades são, normalmente, fixas. Cores, estampados e tamanhos personalizados podem implicar custos com material rejeitado ou com a repetição da produção. Estabeleça no contrato um prazo para a solicitação de alterações.

Preparação antes da instalação

A entrega «just-in-time» não significa que possa instalar o produto logo após a descarga. Dependendo do produto e das instruções do fabricante, o pavimento em PVC poderá ter de repousar num espaço interior controlado antes da instalação. Reserve tempo para a inspeção, a aclimatação, quando necessária, a preparação do subpavimento e os preparativos para a instalação.

Risco	Entrega a granel	Entrega por etapas
Exposição à humidade e ao pó	Mais alto	Inferior
Danos causados por outras profissões	Mais alto	Inferior
Excedente após uma alteração do âmbito	Provavelmente	Depende do calendário de produção
Pressão de armazenamento no local	Mais alto	Inferior

As encomendas por etapas também têm desvantagens reais, por isso vou abordar essas questões agora.

Quais são as desvantagens das encomendas por etapas?

As principais desvantagens são os custos de transporte mais elevados, diferenças de cor ou de lote entre os lotes, atrasos na entrega e custos adicionais de armazenamento. Cada uma destas situações pode ser gerida se planear tudo antes de assinar o contrato.

Custos de transporte

Várias remessas podem sair mais caras do que uma só. Encha cada contentor ou camião o máximo possível e solicite uma tarifa de frete consolidada.

Diferenças de cor e de lote

Um único ciclo de produção pode reduzir a variação entre remessas, mas não garante uma uniformidade perfeita. A temperatura, a pressão, a impressão, a gravação em relevo e o revestimento da superfície podem todos afetar o aspeto final. Solicite matérias-primas aprovadas e consistentes, controlos de qualidade documentados ao nível do lote e tolerâncias de cor acordadas. Verifique cada remessa em relação à amostra aprovada e aos números de lote de produção antes do envio. Os instaladores devem também verificar a cor e os números de lote no momento da entrega.

Atrasos

Uma entrega atrasada pode impedir a instalação. Recorra a um Acordo de Prazo de Entrega (LTA), a um nível de stock de segurança e a uma margem de segurança no calendário.

Taxas de armazenamento

Algumas fábricas cobram pela armazenagem de produtos acabados. Informe-se sobre isso com antecedência.

Desvantagem	Preocupação	Fixar
Transporte de mercadorias	Mais remessas	Cargas completas, carga consolidada
Variação de cor ou de lote	Diferença visível	Produção em lote único, sempre que possível; verificações por lotes; tolerância de cor
Atrasos	Interrupções na instalação	LTA, stock de segurança, reserva
Taxas de armazenamento	Custo oculto	Acordar por escrito um período de armazenamento gratuito

Agora, deixem-me comparar diretamente o custo de ambos os métodos.

Será que as encomendas por fases são mais baratas do que as encomendas antecipadas em grande quantidade?

Nem sempre se trata do preço unitário. Pode sair mais barato em termos de custo total do projeto se fixar antecipadamente o volume total e se as poupanças em termos de manuseamento, danos e financiamento forem superiores aos custos adicionais de transporte e armazenamento.

Visão geral do custo total

Não compare apenas o preço unitário. Compare o custo total: material, frete, armazenamento, manuseamento, perdas e danos e financiamento. Faça esta verificação simples: Custo total = Material + Frete + Armazenamento + Manuseamento + Perdas por danos + Custos de financiamento.

O preço unitário mantém-se próximo do preço por grosso apenas se se comprometer com o volume total desde o início. Se encomendar lote a lote sem qualquer compromisso, poderá perder o desconto por volume. As encomendas por grosso também podem ser pagas através de um adiantamento e do saldo restante. A verdadeira diferença reside no calendário de pagamentos, e não no facto de todas as encomendas por grosso terem de ser pagas 100% antecipadamente.

Fator	Encomendas a granel	Encomendas por fases
Capital inicial	Mais alto	Menor, se o pagamento for fraccionado
Preço unitário	Desconto máximo por quantidade	Comparável, se o volume total estiver bloqueado
Armazenamento e manuseamento	Principalmente no local	Repartição entre o local e o fornecedor
Transporte de mercadorias	Normalmente mais baixo	Frequentemente mais elevado
Risco de danos	Mais alto no local	Na parte inferior do local
Flexibilidade de tesouraria	Inferior	Mais alto

Agora, deixem-me mostrar-vos como definir isto num contrato.

Como devo estruturar um contrato de instalação de pavimento em PVC por fases?

Defina primeiro o volume total e o preço. Em seguida, defina as etapas de pagamento, as datas de entrega com uma margem de segurança realista, as regras relativas a alterações de encomenda e uma verificação de qualidade antes do envio para cada lote.

Negociação do pagamento

Acordem o volume total e o preço unitário no primeiro contrato. Em seguida, acordem como é aplicado o depósito. No exemplo de $300 000, um depósito de 30% corresponde a $90 000, e cada uma das três remessas necessita de $70 000. As condições variam consoante o fornecedor. O fornecedor assume o risco do stock não pago, pelo que é de esperar que peça algo em troca, como um depósito mais elevado ou uma taxa de armazenamento. Não considere estas condições como padrão. Confirme tudo por escrito.

Calendário de entregas

Associe cada entrega ao cronograma do projeto principal, piso a piso ou fase a fase. Faça um cálculo retroativo a partir da data de instalação prevista para determinar a data mais tardia de envio segura. Acompanhe tanto a data de envio da fábrica como a data real de chegada ao local. Estas datas não são as mesmas.

Controlo de qualidade

Efetue uma inspeção pré-expedição para cada lote. Verifique a cor em relação à amostra aprovada, a espessura, as dimensões, o acabamento da superfície e os números de lote. Mantenha registos de cada lote.

Etapa	Ação
1. Volume e preço	Fixar a quantidade total e o preço unitário
2. Pagamento	Definir pagamentos por depósito e por lote
3. Calendário	Calcular a partir das datas de instalação
4. Alterações	Definir um prazo para a ordem de alteração e o custo de cancelamento
5. Inspeção	Verificar cada lote antes da expedição

Há um aspeto do contrato que requer especial atenção: quem é responsável pela mercadoria entre os transportes.

Quem é o proprietário e quem assegura o pavimento entre os transportes?

Depende do contrato. É necessário definir por escrito a transferência de propriedade, o seguro, o local de armazenamento e os direitos de inspeção. Não se deve partir do princípio de que as mercadorias «reservadas» estão protegidas.

Perguntas a fazer ao fornecedor

Imagine que pagou um adiantamento e que a fábrica concluiu toda a encomenda, mas retém o restante durante dois meses. Precisa de respostas claras a estas perguntas:

• Quando é que a propriedade passa para si?
• Quem assume o risco de danos, perda ou humidade enquanto as mercadorias se encontram armazenadas?
• O fornecedor irá fornecer registos de armazenamento, números de lote e comprovativo de seguro?
• É possível que o senhor ou um terceiro inspecione a mercadoria armazenada?
• O que acontece às suas mercadorias se o fornecedor tiver dificuldades financeiras?

Verifique também com o seu cliente. Em alguns projetos, como aqueles que utilizam cláusulas contratuais baseadas na norma AIA A201, o pagamento de materiais armazenados fora do local da obra pode exigir a aprovação do proprietário, comprovativo de propriedade, seguro e um local de armazenamento definido. Estas regras aplicam-se apenas a projetos que utilizem tais cláusulas. Não constituem um requisito geral. Não presuma que pode faturar ao proprietário apenas porque o pavimento se encontra no armazém do fornecedor.

Item	O que definir
Propriedade	Ponto de transferência
Risco de perda	Quem é responsável por isso durante o armazenamento?
Seguros	Cobertura e comprovação
Inspeção	O seu direito de verificar o stock
Faturação	Aprovação do proprietário relativamente aos materiais armazenados, sempre que o contrato assim o exija

Os projetos internacionais acrescentam mais uma dimensão ao planeamento.

Como devem os compradores internacionais planear entregas por etapas?

Planeie toda a cadeia de abastecimento: prazo de produção, método de envio, formalidades aduaneiras, manuseamento no porto e transporte local. Uma margem de segurança de uma a duas semanas pode ser adequada para entregas locais, mas os envios para o estrangeiro requerem normalmente mais tempo.

Elaborar o horário a partir do final

No caso de um projeto no estrangeiro, uma entrega envolve várias etapas: produção, inspeção na fábrica, carregamento, transporte marítimo, eventual transbordo, desalfandegamento, recolha no porto e transporte rodoviário local. Cada etapa pode sofrer atrasos. Comece pela data de início da instalação e, em seguida, subtraia o tempo necessário para cada etapa, acrescentando uma margem de segurança. Isso dá-lhe a data limite segura para o envio.

Confirme também as condições comerciais, tais como quem paga o frete e quem assume o risco de transporte em cada etapa. Pergunte ao fornecedor como é que este lida com remessas fracionadas ao abrigo dessas condições. Os Incoterms definem as obrigações de entrega, a repartição de custos e a transferência do risco relacionado com o transporte, mas não determinam quando é que a propriedade das mercadorias é transferida. Aborde as condições de propriedade e de pagamento separadamente no contrato de venda. Preveja tempo adicional para o acondicionamento e a inspeção após a chegada.

Etapa	Porque é que é importante
Prazo de produção	Define a data de envio mais próxima
Método de envio	Altera o tempo de trânsito e o custo
Condições comerciais	Definir o custo e o risco de transporte, e não a propriedade
Desembaraço aduaneiro	É possível adicionar dias não previstos
Transporte portuário e local	Aumenta o tempo de processamento
Preparação do local	O pavimento requer uma base adequada

As encomendas por fases não são adequadas para todos os projetos, por isso, deixem-me explicar em que situações é melhor não as utilizar.

Quando é que a aquisição por fases não compensa?

Ignore a fase de armazenamento temporário quando o projeto for de curta duração, os custos de transporte forem elevados, o fornecedor exigir o pagamento antecipado na totalidade, acrescido das taxas de armazenamento, ou quando a encomenda for demasiado pequena para justificar remessas fracionadas.

Casos em que a encenação não ajuda

Não recomendaria a realização de encomendas por fases nestes casos:

• O período de instalação é curto e a maior parte do material é utilizada rapidamente.
• Os custos adicionais de transporte são superiores ao benefício em termos de fluxo de caixa.
• O fornecedor exige o pagamento integral antecipado e cobra ainda taxas de armazenamento elevadas.
• O projeto exige uma consistência rigorosa entre os lotes numa determinada área, e o fornecedor não pode garantir a continuidade da produção nem a rastreabilidade.
• A encomenda é pequena, pelo que a fábrica não pode oferecer condições competitivas para entregas fracionadas.

Uma análise cuidadosa vai poupar-lhe dinheiro. Aplique a fórmula do custo total que vimos anteriormente e, depois, decida.

Situação	Melhor escolha
Projeto curto	Entrega única
Custo de transporte elevado	Menos remessas, mas de maior volume
Pagamento antecipado na totalidade, acrescido das taxas de armazenamento	Negociar ou recorrer à entrega a granel
Correspondência rigorosa de lotes	Peça única, entregue com cuidado
Encomenda pequena	Entrega única

Agora, deixem-me mostrar como isto funciona na prática.

Como são as encomendas faseadas em projetos reais?

Em projetos com vários andares e várias zonas, as entregas por fases podem reduzir a desorganização no estaleiro, diminuir o risco de danos e melhorar a coordenação. As poupanças efetivas dependem das tarifas de armazenamento, dos custos de manuseamento, da dimensão da remessa e da sequência de construção.

Cenário ilustrativo A: Hotel com vários andares

Num projeto hoteleiro com muitos andares, a entrega de pavimentos em lotes mais pequenos pode reduzir as necessidades de armazenamento temporário. Também pode ajudar a adequar as entregas de material à ordem de instalação e à faturação mensal ao cliente. O resultado depende dos termos do contrato e do calendário do projeto, por isso faça as contas específicas para o seu próprio empreendimento.

Cenário ilustrativo B: Ginásio comercial

Num projeto de ginásio, a instalação pode ser realizada por zonas, começando pelas áreas de pesos livres e seguindo-se as áreas dos campos desportivos. A entrega por fases pode proteger os rolos de borracha e PVC de danos causados por outras equipas de trabalho enquanto essas áreas ainda se encontram em construção.

Estes são cenários exemplificativos. Não se trata de registos de projetos específicos.

Cenário	Possível benefício
Hotel com vários andares	Menos pressão sobre o armazenamento, melhor alinhamento da faturação
Ginásio comercial	Reduzir os danos causados pelas jogadas

Antes de terminar, eis as perguntas que os compradores me fazem com mais frequência.

Perguntas frequentes sobre encomendas de pavimentos em PVC por fases

Os compradores costumam perguntar sobre condições de pagamento, correspondência de cores, atrasos e custos. Seguem-se as respostas resumidas.

Uma fábrica aceita pagamentos parcelados?

Algumas empresas aceitam, desde que tenha um bom historial de crédito ou pague um adiantamento mais elevado. A fábrica assume os custos dos produtos acabados que aguardam pagamento. Esteja preparado para responder a perguntas sobre o montante do adiantamento, o período de armazenamento e a transferência de propriedade.

A entrega por etapas aumenta o custo do frete?

Muitas vezes sim, porque as remessas são mais pequenas e mais frequentes. Pode reduzir o impacto com cargas de contentor completo e frete consolidado. Compare o custo adicional do frete com as poupanças em financiamento e manuseamento.

Como posso controlar as diferenças de cor entre as remessas?

Solicite um ciclo de produção, sempre que possível, e aprove uma amostra de referência. Chegue a acordo quanto à tolerância de cor e verifique os números de lote em cada remessa, antes do envio e à chegada.

Quanto tempo de margem devo adicionar?

Depende do percurso. Uma margem de uma a duas semanas pode ser suficiente para entregas locais. No caso de envios para o estrangeiro, calcule a partir da data de instalação e tenha em conta a produção, o envio, o desalfandegamento e o transporte local.

O que acontece se o projeto sofrer atrasos?

Adicione uma cláusula relativa ao atraso na recolha. Esta deve indicar durante quanto tempo o fornecedor armazenará os produtos acabados gratuitamente, quais as taxas de armazenamento aplicáveis a partir daí e quem assegura a cobertura do seguro dos produtos.

Conclusão

As encomendas de pavimentos em PVC organizadas por fases podem melhorar o fluxo de caixa quando o pagamento, a produção e a entrega são planeados em conjunto e os riscos contratuais são definidos antecipadamente.

Lista de verificação rápida antes de fazer a encomenda:

1. Decida quais as etapas que precisa de definir: produção, entrega ou pagamento.
2. Defina o volume total e o preço e, em seguida, chegue a acordo, por escrito, sobre as etapas de pagamento.
3. Definir as condições relativas à propriedade, ao seguro, ao armazenamento e às alterações ao contrato.
4. Planeie o calendário a partir da data de instalação, contando para trás, e acrescente o tempo de preparação.
5. Defina a inspeção por lote e a tolerância de cor para cada remessa.